Portail Association

Pour faciliter les démarches des associations, la Ville de Saint-Julien-en-Genevois met en place une plateforme en ligne, baptisée « Portail Association »

Soucieuse d'améliorer les relations dans l'accompagnement des associations, la Ville met en place, à partir du mois de février 2020, un nouveau portail internet dédié aux associations. L’objectif de ce portail est de faciliter vos démarches en y centralisant toutes les demandes que vous pouvez adresser à la Ville (salle, manifestation, matériel, subvention, etc.). 

Nous conseillons donc à toutes les associations de mettre à jour régulièrement leurs données administratives et associatives. Ces informations seront utilisées par les différents services de la Ville et faciliteront les échanges de données et d'informations.

Pour vous aider à comprendre et à utiliser le portail associatif, nous vous proposons d’ores et déjà quelques informations et visuels.

Février 2020 : vous aurez accès à votre compte association afin de :

  • gérer votre fiche association avec vos coordonnées, vos contacts et vos activités,
  • déposer et partager avec tous les services de la ville tous vos documents liés à votre vie associative : statuts, PV, assurances
  • effectuer vos réservations de salles avec la possibilité de visualiser leur disponibilité
  • suivre toutes vos demandes.

Courant 2020, les offres vont s’étoffer et vous pourrez effectuer vos demandes de :

  • matériel et de manifestations
  • subventions

 A venir sur le portail associatif :

  • un annuaire des associations accessible depuis le site Internet de la Mairie grâce aux coordonnées et présentations que vous ferez sur ce portail. Il sera IMPORTANT que la mise à jour puisse être faite régulièrement et ainsi permettre à l’usager de mieux connaître vos activités.
  • la possibilité d’effectuer vos demandes d’outils de communication afin de promouvoir vos événements.

Il faudra vous munir de votre identifiant et de votre mot de passe reçus par courriel à l'adresse email du président de l’association d’ici la fin janvier 2020.

Si vous n’avez rien reçu ou pour toute nouvelle association, il est possible de contacter le Service Réservation de Salles et Manifestations afin de demander un accès.

Un tutoriel détaillé vous sera envoyé et mis à disposition afin de pouvoir faire vos premières démarches. Mais en attendant, pour les plus curieux, voici quelques images du Portail !

Une fois connecté, le menu ci-dessous s'affichera.

  • Votre organisme et vos contacts : pour accéder à l'ensemble des informations liées à votre association,
  • Gestion de vos documents : pour  stocker tous les documents que vous seriez amenés à fournir d'année en année pour vos demandes,
  • Réservation de salles : pour faire des demandes, de suivre leur progression et d'accéder à l'historique de toutes vos demandes.

Si vous déployez tous les menus, vous pouvez accéder à des sous-menus :

Votre première action sur le portail sera de :

  • mettre à jour votre fiche association et les contacts.et
  • télécharger les documents administratifs de votre association (déclaration préfecture ; parution au Journal Official, assurance responsabilité civile, statuts, liste des membres du bureau…)

 Votre fiche association

Cette page reprend l’identification de votre association, l’adresse du siège social et divers renseignements administratifs.

Fiche contacts

Cette page reprend l’identification, les coordonnées et les fonctions pour chaque membre de l'association.

Gestion de vos documents

Cette page reprend la liste de vos documents stockés sur le serveur de votre collectivité ainsi que les documents mis à disposition par celle-ci. 

C'est sur cette page que vous pourrez déposer vos statuts, déclaration au Journal Officiel, attestation d'assurance...

Pourquoi mettre ses données à jour ?

Le portail associatif sera le point d'entrée principal pour la mise à jour de vos données administratives et associatives. Cela simplifiera ainsi vos échanges en centralisant toutes vos informations eu même endroit.

 Au bout de la chaîne d'information, il y a les réservations de salles, de matériels, les demandes de manifestations et, un peu plus tard, l’annuaire des associations, les subventions et des outils de communication.

Une association correctement identifiée, ayant fourni les documents, aura plus de chance de voir ses demandes aboutir !