Portail Association

Pour faciliter les démarches des associations, la Ville de Saint-Julien-en-Genevois met en place une plateforme en ligne, baptisée « Portail Association »

COVID 19 | Depuis le 20 juillet, le port du masque est obligatoire dans les lieux publics clos. Télécharger les règles sanitaires pour les salles des fêtes / polyvalentes. Une déclaration est à faire en préfecture pour toute manifestation de plus de 10 personnes.

Cliquer ici pour accéder au PORTAIL ASSOCIATION

Soucieuse d'améliorer les relations dans l'accompagnement des associations, la Ville met en place un nouveau portail internet dédié aux associations. L’objectif de ce portail est de faciliter vos démarches en y centralisant toutes les demandes que vous pouvez adresser à la Ville (salle, manifestation, matériel, subvention, etc.). 

Nous conseillons donc à toutes les associations de mettre à jour régulièrement leurs données administratives et associatives. Ces informations seront utilisées par les différents services de la Ville et faciliteront les échanges de données et d'informations.

Pour vous aider à comprendre et à utiliser le portail associatif, nous vous proposons des tutoriels pour vous accompagner.

ATTENTION : afin de pouvoir disposer d’une salle, de matériel, d'une subvention... il sera nécessaire d’avoir déposé, au préalable, dans votre banque documentaire les documents suivants :

  • Récépissé de déclaration en préfecture ou Journal Officiel (et toute modification) spécifiant lé siège social, l'objet et les membres du bureau à jour,
  • Attestation Assurance de responsabilité civile de l’année en cours,
  • Convention ANNUELLE (créneaux réguliers) ou UNIQUE (réservations ponctuelles) complétées et signées,

Merci de ne pas télécharger d'images ou un document en plusieurs fichiers. Des outils permettent de transformer en PDF, de fusionner un document de plusieurs pages et de compresser un document volumineux. Rendez-vous sur www.ilovepdf.com/fr

Mars 2020 : vous aurez accès à votre compte association afin de :

  • gérer votre fiche association avec vos coordonnées, vos contacts et vos activités,
  • déposer et partager avec tous les services de la ville tous vos documents liés à votre vie associative : statuts, PV, assurances
  • effectuer vos réservations de salles avec la possibilité de visualiser leur disponibilité
  • suivre toutes vos demandes.

Courant 2020, les offres vont s’étoffer et vous pourrez effectuer vos demandes de :

  • matériel et de manifestations
  • subventions

 A venir sur le portail associatif :

  • un annuaire des associations accessible depuis le site Internet de la Mairie grâce aux coordonnées et présentations que vous ferez sur ce portail. Il sera IMPORTANT que la mise à jour puisse être faite régulièrement et ainsi permettre à l’usager de mieux connaître vos activités.
  • la possibilité d’effectuer vos demandes d’outils de communication afin de promouvoir vos événements.

Il faut vous munir de votre identifiant et de votre mot de passe reçus par courriel à l'adresse email générale de l'association ou du/de la président.e de l’association.

Si vous n’avez rien reçu (vérifier d'abord vos courriels indésirables ou spams) ou pour toute nouvelle association, il est possible de contacter le Service Réservation de Salles et Manifestations afin de demander un accès.

Un tutoriel détaillé vous sera envoyé et mis à disposition afin de pouvoir faire vos premières démarches. Mais en attendant, pour les plus curieux, voici quelques images du Portail !

Une fois connecté, le menu ci-dessous s'affichera.

  • Votre organisme et vos contacts : pour accéder à l'ensemble des informations liées à votre association,
  • Gestion de vos documents : pour  stocker tous les documents que vous seriez amenés à fournir d'année en année pour vos demandes,
  • Réservation de salles : pour faire des demandes, de suivre leur progression et d'accéder à l'historique de toutes vos demandes.

Si vous déployez tous les menus, vous pouvez accéder à des sous-menus :

Votre première action sur le portail sera de :

  • mettre à jour votre fiche association, vos contacts et votre activité,
  • télécharger les documents administratifs de votre association (déclaration préfecture ; parution au Journal Official, assurance responsabilité civile, statuts, liste des membres du bureau…)

 Fiche association "Votre organisme"

Cette page reprend l’identification de votre association, l’adresse du siège social et divers renseignements administratifs.

Fiche contacts

Cette page reprend les coordonnées et les fonctions de toute personne active au sein de l'association (membres du bureau, bénévole actif, salarié.e).

Présentation et horaires des activités

Cette page vous permet de présenter votre association sous différents angles :

  • une présentation sous forme de texte,
  • votre ou vos activités sous forme de liste (jusqu'à 10 possibles), 
  • le ou les publics que vous accueillez
  • horaires et lieux de votre ou vos activités

Cette page permettra par la suite de communiquer sur vos activités régulières soit via un guide ou sur un annuaire en ligne...

Vous serez ainsi maître des informations que vous souhaitez communiquer et de leur mise à jour régulière.

Cette page reprend la liste de vos documents stockés sur le serveur de votre collectivité ainsi que les documents mis à disposition par celle-ci. 

Afin de pouvoir réserver une salle, du matériel, demander une subvention... vous devrez, obligatoirement et au préalable, avoir déposé dans votre espace documentaire les documents suivants :

  • la convention unique complétée et signée par la ou le président.e de l’association (le modèle se trouve dans la banque documentaire. Si elle est déjà signée, il vous suffit de la télécharger),
  • votre attestation d’assurance de responsabilité civile en cours.
  • les statuts de l'association.

Sans ces documents, aucune demande ne pourra être traitée (réservations, subventions...).

Nous vous remercions également de bien vouloir vérifier et mettre à jour les membres du bureau dans le module contact, et notamment les coordonnées complètes du ou de la présidente.

[nous vous prions de déposer uniquement des documents PDF, voici un site très pratique pour transformer en PDF ou réduire la taille de vos documents PDF : https://www.ilovepdf.com/fr ].

Pourquoi mettre ses données à jour ?

Le portail associatif sera le point d'entrée principal pour la mise à jour de vos données administratives et associatives. Cela simplifiera ainsi vos échanges en centralisant toutes vos informations eu même endroit.

 Au bout de la chaîne d'information, il y a les réservations de salles, de matériels, les demandes de manifestations et, un peu plus tard, l’annuaire des associations, les subventions et des outils de communication.

Une association correctement identifiée, ayant fourni les documents, aura plus de chance de voir ses demandes aboutir !