Organiser un événement

Vous souhaitez organiser un événement dans une salle municipale, un équipement sportif ou sur le domaine public

Cette page a pour objectif de vous donner des éléments sur l’organisation d'une manifestation et de résumer les principales démarches.

 

A partir de février 2020, toutes les demandes d’organisation d'événement passeront par le Portail Associatif dont vous trouverez toutes les informations sur la page dédiée à cet effet. 

En attendant son activation, vous devez adresser le dossier de demande de manifestation par courriel à l’adresse suivante : coordination.manifestation@st-julien-en-genevois.fr

Pensez à préciser : la présentation du projet, les structures apportées, les besoins précis en électricité, les plans d’implantation pour l’utilisation du domaine public, des rues… ainsi que pour les salles du Rhône et des Burgondes.

Tout dossier n’ayant pas ces éléments ne sera pas traité.

Afin de vous accompagner au mieux dans vos manifestations, d’évaluer la faisabilité de votre projet, n’hésitez pas à faire part de vos projets en amont à votre référent(e) :

  • Commerces : commerce@st-julien-en-genevois.fr  | 04 50 35 37 65
  • Culture : culture@st-julien-en-genevois.fr | 04 50 35 08 48 | lundi au vendredi : 9h-12h et 14h-17h
  • Enfance et scolaire : education.animation@st-julien-en-genevois.fr | 04 50 35 50 99
  • Jeunesse/citoyenne : participation@saint-julien-en-genevois.fr | 04 50 74 56 81
  • Social : ccas@st-julien-en-genevois.fr | 04 50 35 37 57 | lundi, mercredi et jeudi : 9h-12h et 14h-17h
  • Sport : vie.sportive@st-julien-en-genevois.fr | 06 07 08 62 37 | lundi 14h-18h ; mardi au vendredi 9h-12h et 14h-18h ; Rendez-vous conseillé.
  • Sport intercommunal : salle.sport@st-julien-en-genevois.fr | 06 85 41 70 07 | mardi, mercredi, jeudi 9h-12h et 14h-16h30

Pour tout événement, la demande devra être adressée au moins 3 mois à l'avance.

Pour un événement de grande ampleur (+1000 personnes, montage de structures, fermeture de voies de circulation, etc.), la demande devra être adressée au minimum 8 mois à 1 an avant la date de la manifestation.

 

Pour la période estivale, au vu du très grand nombre de manifestations organisées, la période est considérée comme rouge par la Ville. Une commission a donc été mise en place avec des délais spécifiques :

  • Période concernée : mai à août
  • Date limite de dépôt de dossier : 31 janvier
  • Réponse de la commission : début mars

 Ces dates vous permettent de communiquer dans les temps vos informations pour paraître dans le St Julien Agenda, agenda bimestriel distribué dans toutes les boîtes aux lettres de la Commune (sous réserve d'effectuer une demande via le formulaire dédié : cf. Communiquer sur votre événement).

Afin de faire face aux nombreuses demandes selon les périodes de l’année, les mises à dispositions des salles municipales et du domaine public sont priorisées selon les critères suivants :

  1. Événements institutionnels : élections, commémorations...
  2. Manifestations organisées par la Ville
  3. Associations saint-juliénoises
  4. Habitants et entreprises saint-juliénois
  5. Extérieurs à la ville (associations, particuliers ou entreprises)

Un calendrier a été établi afin de vous permettre de mieux connaître les périodes rouges (disponibilité des matériels et personnels). La période rouge vous indique qu’une manifestation aura moins de chance d’être acceptée que si elle est demandée à une autre période. Les années de scrutins électoraux sont plus chargées pour les services municipaux.

La demande est traitée par le Service Manifestations avec tous les services municipaux compétents pour étude et analyse.

Sont étudiés : la disponibilité des lieux, du matériel sollicité et des effectifs nécessaires à sa mise en place, ainsi que les contraintes de sécurité, de réglementation et de tranquillité publique.

L’organisateur d’une manifestation a de nombreuses obligations à respecter.

Voici quelques points :

  • Responsabilité de l’organisateur

L’organisateur doit contacter son assureur pour vérifier que les contrats en cours sont susceptibles de couvrir tous les risques liés à la manifestation.

  • Propreté́

L’organisateur doit rendre la salle ou le site propre. La Ville peut mettre à sa disposition des bacs de collecte de différentes tailles, des supports pour le tri sélectif.

La Ville a lancé en 2019 un projet propreté afin d’améliorer la gestion des déchets. Chaque association a son rôle à jouer dans l’amélioration du tri à la suite d’une manifestation !

Une Fiche tri des déchets vous indique comment et où apporter vos déchets après votre événement. Pour connaitre le point de tri le plus proche de votre manifestation.

La meilleure gestion des déchets est encore de ne pas en faire !

Par exemple, pensez à utiliser des gobelets réutilisables (le comité des festivités ou le SIDEFAGE peuvent vous en prêter gratuitement).

  • Sécurité

Suivant les manifestations, des mesures particulières peuvent être nécessaires en matière de sécurité publique et civile :

  1. un service d’ordre,
  2. un poste de premier secours (site d’information et de calcul),
  3. un service de sécurité incendie (SSIAP).

Les services de la Ville vous indiqueront les mesures à prendre et les démarches à accomplir auprès des services de l’État et autres organismes. Elles sont à la charge de l’organisateur.

  • Prévention des risques

Selon la nature des installations mises en place tels que tentes, chapiteaux, structures gonflables... vous serez soumis à la réglementation en matière de sécurité, vous devrez fournir des attestations de bon montage, attestations d’assurance des prestataires et autres si nécessaire.

Pour les manifestations devant réunir plus de 500 personnes, la sécurité sera assurée par la mise en place d’un dispositif de premiers secours confié à une association de sécurité civile. Les organisateurs devront prévoir un accès permanent pour les services de police, de secours et les services publics.

  •  Riverains

Il est fortement conseillé d’informer les riverains concernés de l'organisation d’une manifestation en extérieur, de ses horaires. En cas de plainte du voisinage, les organisateurs doivent se conformer aux injonctions des services de police.

La préfecture de Haute-Savoie donne de nombreuses informations sur l’organisation d’une manifestation.

N’hésitez pas à vous y référer : www.haute-savoie.gouv.fr (rubrique démarches administratives, puis associations). Par exemple 

J'effectue des démarches spécifiques si j'organise :

  • un loto (ou une loterie ou une tombola),
  • une braderie (ou une foire-à-tout ou un vide-grenier).