Organiser un événement

Retrouvez toutes les informations afin d’organiser au mieux votre événement.

En conséquence de la situation sanitaire, les mesures suivantes s’appliquent sur notre Commune :
  • Toutes les salles municipales sont fermées au public jusqu'à nouvel ordre.
  • Les locations pour fêtes familiales sont annulées jusqu'à mi-2021.
Retrouvez plus d'information sur le site de la préfecture : https://www.haute-savoie.gouv.fr 

L’organisation d’une manifestation, quelle qu’elle soit, doit prendre en compte le respect de diverses réglementations. Il s’agit des réglementations relatives à la sécurité publique, à la réglementation des établissements recevant du public (ERP), à l’environnement et aux débits de boissons temporaires

Nous vous présentons ici :

  • Comment se déroule l’attribution et organisation d’une manifestation dans la Commune
  • Quelles sont les démarches administratives auxquelles vous devez penser

Ces informations ne sont cependant pas exhaustives et certains points doivent faire l'objet  d'actualisation en fonction de la situation en cours (Vigipirate, crise sanitaire...).

 Particuliers / Professionnels / hors CommuneAssociations de la Ville
Toute demande de manifestation sur la Commune doit faire l'objet d'une réservation via le formulaire en ligne et de l'envoi d'un dossier de demande de manifestation.TOUTE demande de manifestation par une association de la ville doit obligatoirement passer par le Portail Association ICI.
Aucune demande ne doit être adressée aux autres services municipaux.
Nous vous conseillons de préparer en amont les éléments suivants :
  • le matériel souhaité (téléchargez la liste du matériel à disposition ICI)
  • les éléments techniques complémentaires (téléchargez l’annexe à fournir avec votre demande ICI).
Contact :
Afin de vous conseiller, d’évaluer la faisabilité de votre projet, contactez le Service de coordination des manifestations :
coordination.manifestation@st-julien-en-genevois.fr
Contact :
Afin de vous conseiller, d’évaluer la faisabilité de votre projet, n’hésitez pas à faire part de vos projets en amont à votre référent.e :
  • Commerces : commerce@st-julien-en-genevois.fr  | 04 50 35 37 65
  • Culture : culture@st-julien-en-genevois.fr | 04 50 35 08 48
  • Enfance et scolaire : education.animation@st-julien-en-genevois.fr | 04 50 35 50 99
  • Jeunesse : divrcity@saint-julien-en-genevois.fr | 06 86 80 22 10
  • Social : ccas@st-julien-en-genevois.fr | 04 50 35 37 57 | lundi, mercredi et jeudi : 9h-12h et 14h-17h
  • Sport : vie.sportive@st-julien-en-genevois.fr | 06 07 08 62 37 | lundi 14h-18h ; mardi au vendredi 9h-12h et 14h-18h ; Rendez-vous conseillé.
  • Sport intercommunal : salle.sport@st-julien-en-genevois.fr | 06 85 41 70 07 | mardi, mercredi, jeudi 9h-12h et 14h-16h30

Afin de compléter votre dossier, voici les plans de salle disponibles :

  • Salle du Rhône
  • Salle des Burgondes
  • Salle sportive de la Paguette
  • Halle des Sports

Pour les événements en extérieur, allez sur les sites en ligne suivants pour sélectionner l’endroit où doit se passer votre événement :

https://www.openstreetmap.org

ou

https://www.google.fr/maps

Suivi du projet :

Si votre demande est complète, elle sera traitée sous un mois (sauf période estivale). Sinon le traitement sera retardé d’autant.
Seront étudiés : la disponibilité des lieux, du matériel, des agents que cela nécessite ainsi que les contraintes de sécurité, de réglementation et de tranquillité publique.

Rappel des délais pour réserver :

  • 5 jours avant pour une simple réservation de salle
  • 3 semaines avant pour une demande de matériel
  • 3 mois avant pour une demande de manifestation


Pour un événement de grande ampleur (+1000 personnes, montage de structures, fermeture de voies de circulation, etc.), la demande devra être adressée au minimum 8 mois à 1 an avant la date de la manifestation.

Pour la période estivale (période rouge), une commission a été mise en place avec des délais spécifiques :

  • Période concernée : mai à août
  • Date limite de dépôt de dossier : 31 janvier
  • Réponse de la commission : début mars

Ces dates vous permettent de communiquer dans les temps dans les divers supports de communication que la Ville met à votre disposition, dont St Julien Agenda (distribué tous les deux mois dans toutes les boîtes aux lettres de la Commune, sous réserve d'effectuer une demande via le formulaire dédié).

Toutes les informations sur la Communication sur votre événement ICI.

L’organisateur d’une manifestation a de nombreuses obligations à respecter.

Voici quelques points que vous devez vérifier ou des démarches que vous devrez faire :

  • Responsabilité de l’organisateur / Assurance

L’organisateur doit contacter son assureur pour vérifier que les contrats en cours couvrent bien tous les risques liés à la manifestation. Sinon un complément peut être contracté temporairement.

  • Sécurité́

Suivant les manifestations, des mesures particulières peuvent être nécessaires en matière de sécurité́ publique et civile :

  1. un service d’ordre,
  2. le dispositif prévisionnel de secours (DPS) (site d’information et de calcul),
  3. un service de sécurité incendie (SSIAP).

Les services de la Ville vous indiqueront les mesures à prendre et les démarches à accomplir auprès des services de l’État et autres organismes. Elles sont à la charge de l’organisateur.

  • prévention des risques

Selon la nature des installations mises en place tels que tentes, chapiteaux, structures gonflables... vous serez soumis à la réglementation en matière de sécurité : vous devrez fournir des attestations de bon montage, attestations d’assurance des prestataires et autres si nécessaire.

Pour les manifestations devant réunir plus de 500 personnes, la sécurité sera assurée par la mise en place d’un dispositif de premiers secours confié à une association de sécurité civile. Les organisateurs devront prévoir un accès permanent pour les services de police, de secours et les services publics.

  • Riverains

Lorsque la manifestation se passe en extérieur, il est fortement conseillé d’en informer les riverains quelques jours avant. En cas de plainte du voisinage, les organisateurs doivent se conformer aux injonctions des services de police.

Si une sonorisation est prévue une déclaration est à faire (cf. chapitre suivant)

Tout organisateur doit prendre connaissance des différentes démarches et arrêtés réglementant le déroulement d'une manifestation (nuisances sonores, hygiène, débit de boissons...).

Ce tableau vous guide dans certaines démarches à suivre :

J'organise : Je demande / remplis :
Une manifestation, un défilé ou un rassemblement sur la voie publique Je dois obtenir une autorisation d'occupation auprès de l'autorité concernée (Mairie / Préfecture)
Une manifestation un terrain privé Je dois obtenir l'autorisation du propriétaire
Une buvette ou un bar (avec alcool) Le cerfa à retirer en Mairie au moins 15 jours avant
Un loto (ou une loterie ou une tombola)Le cerfa N° 11823*03
une braderie ou un vide-grenier (ou une foire-à-tout)Le cerfa N°13939*01
Je souhaite :
diffuser de la musiqueJe contacte la SACEM au moins 15 jours avant
utiliser une œuvre issue du répertoire du spectacle vivant et de l'audiovisuelJe contacte la SACD (rubrique producteurs/diffuseurs) au moins 15 jours avant
employer un salarié (associations)Je peux utiliser le Chèque Emploi Associatif (CEA)
faire appel à un artiste, un technicien professionnel (intermittent du spectacle)Je vais sur le site du GUSO (Guichet Unique du Spectacle Occasionnel) au moins un mois avant

En complément, la préfecture de Haute-Savoie donne de nombreuses autres informations sur l’organisation d’une manifestation. N’hésitez pas à vous y référer.
www.haute-savoie.gouv.fr :  Accueil > Démarches administratives > Activités réglementées > Manifestations sportives, culturelles ou festives

Gestion des déchets

L’organisateur doit rendre la salle ou le site propre. Pour cela, la Ville met à disposition des bacs de collecte de différentes tailles et des supports pour le tri sélectif.

La Ville a lancé en 2019 un projet propreté afin d’améliorer la gestion des déchets. Chaque organisateur a son rôle à jouer dans l’amélioration du tri lors d’une manifestation !

Une Fiche tri des déchets vous indique comment organiser votre tri et où apporter vos déchets après votre événement.

Cliquez ici pour connaître le point de tri le plus proche de votre manifestation (appelés les Points d'Apport Volontaires) et pour revoir les consignes de tri sélectif.

Le Sidefage met à disposition des containers de tri au plus près de votre événement.

Matériels réutilisables / consignes

La meilleure gestion des déchets est encore de ne pas en faire !

Par exemple, pensez à la consigne : utiliser des gobelets réutilisables (le SIDEFAGE peuvent vous en prêter gratuitement) ou même des barquettes de frites réutilisables.

Sinon privilégiez les matériaux compostables ou biodégradables (papier, bois, pulpe végétale...) plutôt que le plastique.

Toilettes sèches

Depuis 2019, la Mairie fait appel à un prestataire de toilettes sèches pour ses manifestations. Ce n’est pas plus cher que des toilettes chimiques et tellement plus respectueux de l’environnement !